Để hoàn thành thủ tục tham gia dự thầu theo đúng quy định của Pháp Luật thì quá trình hoàn thiện hồ sơ đấu thầu xây dựng là một yêu cầu tối thiểu và bắt buộc. Thế nhưng, thủ tục và giấy tờ liên quan đến quá trình này khá phức tạp, đòi hỏi kinh nghiệm và trình độ chuyên môn tốt. Theo dõi bài viết sau đây để cập nhật những bước mới nhất khi chuẩn bị hồ sơ đấu thầu.
Hồ sơ đấu thầu là gì?
Theo Luật Đấu Thầu 2013, hồ sơ đấu thầu xây dựng là toàn bộ tài liệu được soạn thảo và nộp cho bên mời thầu, dựa trên những yêu cầu về chất lượng, thời gian thực hiện của bên mời thầu. Trên thực tế, một bộ hồ sơ sẽ gồm có 2 bản: hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính.
Hồ sơ đấu thầu xây dựng yêu cầu những gì?
Để đảm bảo quá trình đấu thầu xây dựng diễn ra thuận lợi, thì bộ hồ sơ đấu thầu cần phải có:
- Đơn tham gia dự thầu hoặc các giấy tờ thỏa thuận có liên doanh (nếu có).
- Hồ sơ là bản chính thức, đã được đơn vị dự thầu ký và đóng dấu mộc. Các loại giấy ủy quyền, ủy thác cũng phải đảm bảo có phần chữ ký xác nhận dự thầu (dùng để minh chứng tư cách công dân trong trường hợp người dự thầu không thể tham gia trực tiếp)
- Giấy tờ minh chứng năng lực tài chính, kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực của gói thầu sẽ tham gia. Bộ chứng từ được đánh giá dựa trên thu nhập và lợi nhuận hàng tháng của đơn vị đó.
- Bản vẽ kỹ thuật mà người dự thầu đề xuất sau khi đã tham khảo một số yêu cầu bên mời thầu đưa ra.
- Bộ hồ sơ đấu thầu còn có bản đề xuất về chi phí, khả năng thanh toán, đơn vị tiền tệ và một số yếu tố tài chính có liên quan. Nếu trúng thầu, toàn bộ những đề nghị này sẽ được xem xét kỹ lưỡng để tiến hành đi vào thực hiện.
- Điều kiện về thời hạn hoàn thành, thời gian thanh toán phải phù hợp với bản kỹ thuật đã được đề xuất trước đó.
- Thể rõ cam kết thực hiện, quyền và nghĩa vụ của cả hai bên khi tham gia dự thầu.
- Bên tổ chức mời thầu cũng phải đảm bảo năng lực pháp lý của mình, theo đúng những thủ tục của Pháp Luật.
- Đơn vị mở đấu thầu không được tham gia vào các dự án thầu khác trong thời gian triển khai xét duyệt hồ sơ dự thầu.
Quy trình hoàn thiện và nộp bản hồ sơ đấu thầu của đơn vị
Sau khi đơn vị dự thầu đã đáp ứng tất cả các điều kiện tiêu chuẩn của một bản hồ sơ dự thầu, thì nên lưu ý các bước thực hiện dưới đây:
Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ đấu thầu
Để giảm thiểu rủi ro thiếu sót về nội dung đăng ký dự thầu, đơn vị tham gia phải tiến hành hoạt động rà soát và kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã chuẩn bị. Sau đó, lưu trữ bản hồ sơ vào một file cụ thể trên máy tính, có thể sao chép vào USB hoặc tải trực tiếp lên mail để loại bỏ nguy cơ bị virus xâm nhập và đánh cắp dữ liệu. Đồng thời, ban quản lý của đơn vị dự thầu chỉ nên trao đổi thông tin của bộ hồ sơ trong phạm vị hẹp, số lượng người nắm bắt nội dung ít, nhằm tối đa hóa tính bảo mật.
In bộ hồ sơ đấu thầu và ký dấu mộc
Người dự thầu sẽ trực tiếp in bộ chứng từ tham gia đấu thầu, và tiến hành ký tên, đóng dấu mộc. Lưu ý, người có thẩm quyền, đầy đủ tư cách pháp lý theo Luật định thì mới được đại diện ký tên trên hồ sơ đấu thầu. Từng trang của hồ sơ phải ghi số rõ ràng, phông và cỡ chữ của nội dung dễ đọc, và không bị lỗi trên nhiều hệ thống máy tính xử lý dữ liệu khác nhau. Đồng thời, phải tiến hành sao lưu hồ sơ thành 3 – 4 bản phụ, và một bản gốc được niêm phong kỹ lưỡng.
Cất giữ hồ sơ đấu thầu sau niêm phong
Phạm vi lưu trữ hồ sơ cho quá trình đấu thầu công trình phải được giới hạn nội bộ, tuyệt đối không được tiết lộ thông tin trước ngày giao thầu được mở. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng cho tất cả các bên tham gia, đồng thời đáp ứng được tiêu chí bảo mật cao của thủ tục dự thầu theo quy định của Bộ Xây dựng. Khi đến ngày mở thầu, bên người dự thầu sẽ tiến hành nộp hồ sơ theo đúng thời gian, địa điểm đã công bố.
Bài viết trên đây cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết liên quan đến hồ sơ đấu thầu. Đội ngũ tư vấn viên của Đơn vị Bgroup hi vọng mọi người sẽ thu thập thêm được kiến thực, kinh nghiệm để có thể tự tay hoàn thiện bộ hồ sơ theo quy định của Pháp luật. Bên cạnh đó, khách hàng có thể liên hệ tư vấn trực tiếp tại website https://tapdoanbgroup.vn/ để tìm hiểu thêm về một số dịch vụ đấu thầu của chúng tôi.